WyślijBezpiecznie Zaloguj Załóż konto

Zarządcy nieruchomości, spółdzielnie mieszkaniowe, TBS

Dokumenty lokatorów bez zwykłego maila

Umowy najmu, rozliczenia, informacje o zaległościach i deklaracje dochodów wysyłasz w zaszyfrowanej przesyłce. Pracownik nie musi znać się na szyfrowaniu, a lokator otwiera przesyłkę w telefonie: link przychodzi mailem, kod SMS-em. Rozliczenia dla wszystkich lokali wyślesz naraz z listy CSV.

Wypróbuj bezpłatnie Jak to działa

Co dziś wysyłacie zwykłym mailem

Zarządca, spółdzielnia czy TBS przetwarza dane setek lokatorów i właścicieli. Wystarczy jedna pomyłka w adresie albo przejęta skrzynka.

Umowy najmu i aneksy

Z numerem PESEL, adresem i danymi wszystkich osób w lokalu.

Rozliczenia czynszu i mediów

Zaliczki, rozliczenia roczne, nadpłaty i niedopłaty, dla każdego lokalu osobno.

Zaległości i wezwania do zapłaty

Informacja o długu wysłana nie temu lokatorowi to naruszenie ochrony danych osobowych.

Deklaracje dochodów i wnioski o lokal

W TBS i zasobie komunalnym: dochody, skład rodziny, często także informacje o zdrowiu.

Dokumenty wspólnot

Listy właścicieli i udziałów, uchwały, dokumenty do głosowania.

Kancelaria, księgowość, gmina

Dokumenty do windykacji, kadr i rozliczeń, które dziś idą jako załącznik w mailu.

Pracownik nie musi znać się na szyfrowaniu

Bez ZIP-ów, haseł i instrukcji. Szyfrowanie dzieje się samo.

  1. 1

    Wybierz plik

    Przeciągnij go do przeglądarki albo kliknij prawym przyciskiem myszy w Eksploratorze i wybierz „Wyślij bezpiecznie” (program dla Windows).

  2. 2

    Wskaż lokatora

    Wpisz jego e-mail i numer telefonu albo wybierz go z kontaktów.

  3. 3

    Wyślij

    Plik zostaje zaszyfrowany na Twoim komputerze, lokator dostaje link mailem i kod SMS-em. W historii widzisz, kiedy otworzył przesyłkę.

Rozliczenia dla wszystkich lokali naraz

Wysyłka seryjna: wskazujesz folder z plikami PDF i listę lokatorów w pliku CSV (plik, e-mail, telefon), którą zwykle wyeksportujesz z programu do zarządzania. Każdy lokator dostaje osobną przesyłkę ze swoim plikiem i własnym kodem SMS. Po wysyłce pobierzesz raport.

Integracja przez API, czyli wysyłka prosto z programu do zarządzania nieruchomościami: na zapytanie. Szyfrowanie zostaje po Waszej stronie. Napiszcie do nas.

Prosto dla lokatora

  • Niczego nie instaluje i nie zakłada konta.
  • Otwiera przesyłkę w telefonie albo na komputerze.
  • Gdy SMS nie dotrze, jednym kliknięciem wyślesz nowy kod.
  • Widzi nazwę spółdzielni albo zarządcy potwierdzoną w rejestrze (po weryfikacji NIP), więc nie pomyli przesyłki z oszustwem.

RODO: szyfrowanie wymienione wprost

Art. 32 RODO wymaga od administratora odpowiednich środków technicznych i jako przykład wymienia szyfrowanie danych osobowych. W zwykłym mailu pomyłka w adresie oznacza, że dane trafiają do obcej osoby. Tu bez kodu z SMS-a przesyłki nikt nie otworzy, a po 5 błędnych kodach dostęp się blokuje.

  • Umowa powierzenia przetwarzania (wzór).
  • Pliki na serwerach w Warszawie, kopie zapasowe w Unii Europejskiej.
  • Pliki znikają po terminie ważności przesyłki.
  • Opis zabezpieczeń dla informatyka i inspektora ochrony danych: Bezpieczeństwo dla działów IT.

Jednostki gminne i zakłady budżetowe

Zarządzacie zasobem komunalnym? WyślijBezpiecznie zastępuje zwykły mail tam, gdzie dziś wysyłacie dokumenty z danymi lokatorów i wnioskodawców: do lokatorów, zarządców, wykonawców, kancelarii i innych jednostek gminy.

Nie zastępuje e-Doręczeń ani ePUAP tam, gdzie przepisy wymagają korespondencji urzędowej.

Dla działu IT i inspektora ochrony danych mamy opis zabezpieczeń, wzór umowy powierzenia i deklarację dostępności.

Wypróbuj bezpłatnie

W okresie testów korzystasz bezpłatnie. Pomożemy uruchomić usługę w Waszym biurze i dodać pierwszych pracowników.

Odezwiemy się mailowo albo telefonicznie. Dane z formularza wykorzystamy tylko do kontaktu w sprawie testów (polityka prywatności).