PDF z hasłem PESEL z programu kadrowego: dlaczego to nie zabezpiecza

Publikacja: 31 października 2026 r.. Aktualizacja: 31 października 2026 r..

Programy kadrowo-płacowe potrafią wysłać pracownikowi pasek albo PIT-11 mailem jako plik zabezpieczony hasłem. Wygląda to na szyfrowanie, ale gdy hasłem jest numer PESEL, ochrona jest w dużej mierze pozorna. Wyjaśniamy dlaczego i jak wysłać te same dokumenty bezpieczniej, także dla wszystkich pracowników naraz.

Co piszą producenci programów

Według dokumentacji producentów (stan na 31 października 2026 r.):

• Symfonia ERP Kadry i Płace: hasło zabezpieczające pliki PDF wysyłane do pracownika to domyślnie numer PESEL pracownika. Wysyłka obejmuje m.in. paski wynagrodzeń i PIT-11, a zabezpieczenie hasłem można wyłączyć; ustawienia są dostępne zależnie od licencji (pomoc Symfonii: wysyłanie zabezpieczonych e-maili).
• Comarch ERP Optima: jeśli pracownik nie ma nadanego hasła do wydruków, hasłem jest PESEL albo data urodzenia pracownika. Program pozwala wygenerować losowe hasła (co najmniej 8 znaków), także seryjnie, i wysłać je pracownikom SMS-em (seryjne hasła do wydruków PDF, formularz pracownika, sekcja „Hasło dla wydruków”).
• wFirma: przy zbiorczej wysyłce PIT-11 pracownik dostaje mailem zaszyfrowany plik, a hasło składa się z identyfikatora podatkowego (np. PESEL) i kodu pocztowego oddzielonych spacją (pomoc wFirma).

Ustawienia w konkretnej firmie mogą być inne. Jeśli w Twoim programie każdy pracownik ma własne, losowe hasło przekazane innym kanałem, większość opisanych niżej problemów Cię nie dotyczy.

Dlaczego PESEL to słabe hasło

• Hasło jest w dokumencie. PIT-11 zawiera PESEL i adres pracownika, także kod pocztowy. Kto zobaczy jeden niezaszyfrowany dokument tej osoby, ma hasło do pozostałych.
• Hasło znają inni. PESEL zna pracodawca, biuro rachunkowe, urzędy, bank, często rodzina. Hasło ma chronić przed każdym poza pracownikiem, a nie tylko przed obcymi.
• Hasło łatwo zgadnąć. Pierwsze sześć cyfr numeru PESEL to data urodzenia. Kto ją zna, ma do sprawdzenia kilka tysięcy możliwych numerów.
• Zgadywanie nie ma limitu. PDF otwiera się na komputerze tego, kto go ma. Program do łamania haseł próbuje kolejnych kombinacji bez blokady po kilku błędach i bez śladu u nadawcy.
• Plik zostaje w skrzynkach. Mail z PDF-em leży latami w skrzynce nadawcy, pracownika i na serwerach pośredników. Słabe hasło chroni go przez cały ten czas tak samo słabo.

Co mówi UODO

Art. 32 RODO jako przykład zabezpieczenia wymienia szyfrowanie danych osobowych, ale szyfrowanie chroni tyle, ile klucz. UODO w poradniku „Ochrona danych osobowych podczas pracy zdalnej” z marca 2020 r. pisze wprost: „Nie przesyłaj mailem informacji zaszyfrowanej razem z hasłem. Nawet w osobnej wiadomości. Ten kto ma dostęp do Twojej poczty bez problemu odszyfruje wiadomość” (poradnik UODO, PDF, stan na 31 października 2026 r.). Hasło, które wynika z treści samego dokumentu, jest bliskie tej sytuacji.

Co zrobić zamiast tego

1. Eksport bez hasła do folderu. Zapisz z programu paski albo PIT-11 jako osobne pliki PDF bez hasła, z nazwą, po której rozpoznasz pracownika (np. kowalski-jan-pit11.pdf).
2. Lista CSV. Przygotuj listę: nazwa pliku, e-mail, telefon pracownika. Zwykle wyeksportujesz ją z programu kadrowego albo z arkusza.
3. Wysyłka z kluczem i kodem innym kanałem. Każdy dokument szyfruj osobnym, losowym kluczem, a kod do otwarcia wysyłaj na telefon pracownika. Kod można wpisać tylko kilka razy, a plik po terminie znika.
4. Hasło na dysku pracownika, ale losowe. Jeśli pracownik ma przechowywać PDF zaszyfrowany, niech hasło będzie losowe i przekazane osobno, a nie wyliczane z danych z dokumentu.

Jak to zrobić w WyślijBezpiecznie

W wysyłce seryjnej wskazujesz folder z PDF-ami i listę CSV (do 500 wierszy). Każdy pracownik dostaje osobną przesyłkę: link mailem, kod SMS-em na swój telefon, blokada po 5 błędnych kodach, termin ważności. Pliki szyfruje przeglądarka na Twoim komputerze, zanim trafią na serwer. Przy pobieraniu pracownik może zapisać PDF z hasłem wylosowanym w swojej przeglądarce, a Ty możesz tego wymagać.