WyślijBezpiecznieJak bezpiecznie zebrać od klienta skany i zdjęcia dokumentów
Biuro rachunkowe zatrudnia u klienta nowego pracownika i potrzebuje kwestionariusza osobowego, świadectwa pracy i orzeczenia lekarskiego. Kancelaria zbiera dokumenty do sprawy, a zarządca nieruchomości umowę najmu i zaświadczenie o dochodach. Klienci odsyłają je tak, jak im wygodnie: mailem, WhatsAppem, Messengerem albo jako zdjęcia zrobione telefonem.
Każdy z tych kanałów działa, ale po kilku miesiącach te same dokumenty leżą w kilku skrzynkach, na prywatnych telefonach pracowników i w kopiach zapasowych, o których nikt nie pamięta.
Gdzie dokumenty zostają po drodze
- Komunikatory. WhatsApp szyfruje rozmowę, ale odebrane zdjęcie trafia do galerii telefonu, a często też do jego kopii w chmurze. Jeśli to prywatny telefon pracownika biura, dokument klienta zostaje u niego także po zmianie pracy.
- Mail. Każdy załącznik zostaje w skrzynce nadawcy, odbiorcy i w kopiach zapasowych obu serwerów, często na lata. Do tego zdjęcia z telefonu bywają za duże na jeden mail i przychodzą w kilku wiadomościach.
- Wątki i przekazywanie dalej. Dokument przesłany „do Kasi z kadr” jest już w trzech skrzynkach zamiast w jednej.
Dlaczego to ważne
- Dokumenty kadrowe zawierają PESEL, adres i dane rodziny, a orzeczenia i zwolnienia lekarskie dane o zdrowiu. Dane o zdrowiu RODO zalicza do szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO).
- Odpowiedzialność ponosi firma, która dokumenty zbiera, a nie klient, który je wysyła. To firma ma dobrać zabezpieczenia do ryzyka (art. 32 RODO).
- Wyciek trzeba ocenić i często zgłosić. Gdy dokument trafi w niepowołane ręce, administrator danych ocenia ryzyko i w razie potrzeby zgłasza naruszenie do Prezesa UODO w ciągu 72 godzin (art. 33 RODO).
Popularne sposoby i ich słabe strony
| Sposób | Słaba strona |
|---|---|
| Mail z załącznikami | Pliki zostają w skrzynkach na lata; duże zdjęcia trzeba dzielić na kilka maili. |
| WhatsApp, Messenger | Pliki lądują w galerii i kopii zapasowej telefonu, często prywatnego. |
| Folder w chmurze „do wgrywania” | Kto ma link, ten wgra albo zobaczy pliki; łatwo o złe uprawnienia folderu. |
| Portal klienta | Dobre rozwiązanie, ale wymaga kont i logowania, więc część klientów i tak wyśle zwykły mail. |
Na co zwrócić uwagę, wybierając sposób
- Klient nie zakłada konta. Każdy dodatkowy krok sprawia, że część osób wraca do maila.
- Działa na telefonie, z aparatem. Większość dokumentów klienci fotografują, a nie skanują.
- Konkretna lista dokumentów. Klient widzi, czego potrzebujesz, a Ty widzisz, czego jeszcze brakuje, bez dopytywania.
- Szyfrowanie u klienta. Plik powinien być zaszyfrowany, zanim opuści jego telefon.
- Pliki trafiają do firmy, a nie na prywatne telefony. I znikają z serwera po ustalonym czasie.
- Proś tylko o to, czego potrzebujesz. Najtańsze zabezpieczenie to nie zbierać zbędnych dokumentów (zasada minimalizacji danych, art. 5 RODO).
Jak to wygląda w WyślijBezpiecznie
Wysyłasz klientowi prośbę o pliki z listą dokumentów, np. „kwestionariusz osobowy”, „świadectwo pracy”, „orzeczenie lekarskie”. Klient dostaje mailem link, a jeśli chcesz, także kod SMS-em. Nie zakłada konta: otwiera stronę w telefonie, robi zdjęcia albo wybiera pliki, a przeglądarka szyfruje je przed wysłaniem. Widzisz, co już przyszło, a pliki pobierasz w panelu. Prośbę do wielu klientów naraz wyślesz z listy CSV.