Paski płacowe a RODO: lista kontrolna dla biura i działu kadr

Publikacja: 31 października 2026 r.. Aktualizacja: 31 października 2026 r..

Pasek płacowy to wynagrodzenie, potrącenia i często PESEL jednej osoby. Ta lista pomoże sprawdzić, czy wysyłka pasków mailem w Twoim biurze albo dziale kadr jest zabezpieczona. Każdy punkt to jedno pytanie: tak albo nie.

Lista kontrolna

1. Zgoda i adres. Pracownik zgodził się na paski elektronicznie i sam podał adres e-mail, najlepiej prywatny, do którego nie ma dostępu nikt inny w firmie. Zgoda i adres są zapisane.
2. Adres sprawdzony przed pierwszą wysyłką. Adres przepisany z kartki albo podany telefonicznie łatwo pomylić. Przy pierwszej wysyłce poproś pracownika o potwierdzenie, że pasek dotarł.
3. Hasło albo kod innym kanałem. Hasło do pliku albo kod do przesyłki idzie SMS-em lub telefonicznie, nigdy w tym samym ani w kolejnym mailu. Więcej: Hasło do PDF-a czy szyfrowana przesyłka.
4. Indywidualne, losowe hasła. Każdy pracownik ma inne hasło, którego nie da się wyliczyć z danych w dokumencie. PESEL, data urodzenia i kod pocztowy się nie nadają. Więcej: PDF z hasłem PESEL z programu kadrowego.
5. Rejestr wysyłek. Wiesz, komu, kiedy i na jaki adres wysłano który pasek, i możesz to pokazać pracownikowi, klientowi albo kontroli.
6. Krótka retencja. Pliki nie leżą latami w skrzynce „Wysłane” ani na dysku w chmurze. Link wygasa po kilku dniach, a kopie w poczcie usuwasz według przyjętego okresu.
7. Plan na pomyłkę. Wiesz, co zrobić, gdy pasek trafi do złej osoby: kto ocenia ryzyko, kto zgłasza naruszenie do UODO w 72 godziny i kto zawiadamia pracownika. Więcej: Wysłałeś dokument do złego adresata.
8. Umowa powierzenia z dostawcą narzędzia. Jeśli paski wysyła zewnętrzne narzędzie, masz z jego dostawcą umowę powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO) i wiesz, gdzie są dane. Więcej: Dla inspektora ochrony danych.

Najczęstsze luki

• PDF z hasłem PESEL w zwykłym mailu, wysyłany z programu kadrowego przy ustawieniach domyślnych.
• Paski na służbowy adres pracownika, do którego ma dostęp przełożony albo dział IT.
• Brak listy, kto i kiedy dostał który pasek, poza folderem „Wysłane” jednej osoby.

Jak to zrobić w WyślijBezpiecznie

Wysyłka seryjna z folderu PDF-ów i listy CSV: każdy pracownik dostaje osobną przesyłkę z losowym kluczem i kodem SMS-em na swój telefon. Historia wysyłek pokazuje, komu i kiedy wysłano pasek i czy pracownik go otworzył, a dziennik wyeksportujesz do CSV. Link wygasa po wybranym terminie, a pliki są wtedy usuwane.