WyślijBezpiecznie Zaloguj Załóż konto

Dla inspektora ochrony danych

WyślijBezpiecznie w ocenie dostawcy: odniesienie do RODO, lista kontrolna i ograniczenia usługi. Wersja 2026-10-31.

Dla inspektora ochrony danych albo osoby odpowiedzialnej za RODO, która ocenia, czy firma może przekazywać dokumenty przez WyślijBezpiecznie. Stronę pobierzesz jako PDF i dołączysz do dokumentacji oceny dostawcy.

Pobierz PDF Wzór umowy powierzenia Bezpieczeństwo dla działów IT

Usługa i role

WyślijBezpiecznie służy do przekazywania dokumentów z danymi osobowymi poza organizację: zastępuje załącznik w mailu. Pliki są szyfrowane na urządzeniu nadawcy, link trafia do odbiorcy mailem, a kod dostępu osobnym kanałem (SMS, drugi adres e-mail albo telefonicznie). Klient przesyła dokumenty do firmy tak samo, w odpowiedzi na prośbę o pliki.

Administrator danych
firma korzystająca z usługi (Organizacja)
Podmiot przetwarzający
SOFTART Krzysztof Michałowski, ul. Pomorska 16D/11, 80-333 Gdańsk, NIP 5841182350
Kontakt w sprawach bezpieczeństwa
bezpieczenstwo@wyslijbezpiecznie.pl

Odniesienie do przepisów RODO

Art. 32: bezpieczeństwo przetwarzania
Szyfrowanie danych osobowych jest wymienione w art. 32 ust. 1 lit. a jako przykład środka technicznego. Pliki, ich nazwy i wiadomość szyfrujemy algorytmem AES-256-GCM na urządzeniu nadawcy; serwer przechowuje tylko szyfrogram, bez klucza. Kod dostępu idzie innym kanałem niż link, po 5 błędnych kodach dostęp odbiorcy się blokuje. Konta nadawców mają weryfikację dwuetapową, którą Organizacja może uczynić obowiązkową, i role.
Art. 28: umowa powierzenia
Wzór umowy powierzenia przetwarzania jest dostępny bez logowania (adres niżej, w części „Dokumenty”). Obecna wersja to szkic do weryfikacji prawnej; wiążącą wersję uzgadniamy z Organizacją. Umowa wymienia podprocesorów z listy niżej i termin powiadomienia o naruszeniu.
Art. 33 i 34: naruszenie ochrony danych
Gdy dokument trafi do niewłaściwej osoby albo jest takie podejrzenie: dziennik zdarzeń przesyłki pokazuje, czy kod został dostarczony, czy i kiedy wpisano poprawny kod i pobrano pliki, co pomaga ocenić ryzyko. Nadawca albo administrator Organizacji może cofnąć wysyłkę (całą albo dla jednej osoby): pliki albo klucz tej osoby są od razu usuwane. Odbiorca może sam zakończyć dostęp po pobraniu. O incydencie po stronie usługi powiadamiamy administratorów Organizacji w ciągu 24 godzin od jego stwierdzenia i przekazujemy informacje potrzebne do zgłoszenia do Prezesa UODO i zawiadomienia osób.
Art. 5 ust. 1 lit. e: ograniczenie przechowywania
Przesyłka wygasa najpóźniej po 30 dniach (nadawca wybiera krótszy termin i limit otwarć). Potem pliki i klucze są trwale usuwane, z kopii plików najpóźniej po 24 godzinach. Historię przesyłki (zdarzenia, bez treści plików) przechowujemy 6 lat od usunięcia plików, potem usuwamy ją w całości. Kopie zapasowe bazy: 14 dni.

Lista kontrolna do oceny dostawcy

Gdzie są dane
Serwer i zaszyfrowane pliki w Warszawie, kopie zapasowe we Frankfurcie nad Menem (OVHcloud). Nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Podprocesor: OVHcloud
serwer aplikacji (VPS), magazyn zaszyfrowanych plików (Object Storage), kopie zapasowe. Lokalizacja: Warszawa (serwer i pliki), Frankfurt nad Menem (kopie zapasowe); UE. Dane: wszystkie dane serwisu; pliki wyłącznie zaszyfrowane, bez kluczy do odczytu.
Podprocesor: MyDevil (mydevil.net)
serwer poczty wychodzącej (SMTP). Lokalizacja: Polska; UE. Dane: adresy e-mail odbiorców i nadawców, treść powiadomień z linkami; bez plików.
Podprocesor: SMSAPI (smsapi.pl)
bramka SMS. Lokalizacja: Polska; UE. Dane: numer telefonu i treść SMS z kodem dostępu albo kodem potwierdzającym.
Co widzi serwer
Szyfrogram plików, ich nazw i wiadomości, bez klucza do odczytu. Serwer zna adresy e-mail i numery telefonów odbiorców, czas zdarzeń oraz liczbę i rozmiar plików. Część klucza z linku przechodzi przez serwer tylko w pamięci, na czas wysłania maila; gdy nadawca wysyła link ze swojej poczty, nie trafia do nas wcale.
Uwierzytelnianie i role
Weryfikacja dwuetapowa (TOTP) z kodami zapasowymi, obowiązkowa, jeśli tak ustawi Organizacja. Role właściciel, administrator, nadawca; nadawca widzi tylko swoje wysyłki. Limity prób logowania.
Dziennik zdarzeń
Zdarzenia każdej przesyłki (wysłanie, kod, otwarcie, pobranie, usunięcie) w dzienniku z łańcuchem skrótów, który ujawnia późniejsze zmiany. Adres IP tylko jako skrót. Działania operatora usługodawcy w osobnym dzienniku.
Eksport
Administrator Organizacji pobiera dziennik wysyłek całej firmy w CSV albo JSON (panel: Wysyłki, widok całej firmy; od planu Biuro).
Zgłaszanie podatności
bezpieczenstwo@wyslijbezpiecznie.pl, dane także w /.well-known/security.txt. Otrzymanie zgłoszenia potwierdzamy w ciągu 3 dni roboczych.
Reagowanie na incydenty
Procedura usługodawcy: zapis zdarzenia i ograniczenie skutków od razu, ocena zakresu, powiadomienie administratorów Organizacji mailem w ciągu 24 godzin od stwierdzenia (co się stało, jakich danych dotyczy, co zrobiliśmy, co zalecamy), wsparcie przy zgłoszeniu do Prezesa UODO, powiadomienie końcowe o przyczynie i zmianach do 30 dni.
Kopie zapasowe
Baza co najmniej raz dziennie (przechowywana 14 dni), codzienna kopia lustrzana zaszyfrowanych plików. Maksymalna utrata danych i czas przywrócenia działania: do 24 godzin.
Certyfikaty i testy
Nie mamy certyfikatu ISO/IEC 27001 ani raportu SOC 2. Zewnętrznego testu penetracyjnego dotąd nie przeprowadzono; każdą zmianę sprawdzają testy automatyczne.

Czego nie obiecujemy

Usługa nie jest usługą zaufania ani usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego w rozumieniu rozporządzenia eIDAS i nie zastępuje e-Doręczeń. Pod przesyłką nie składamy podpisu ani pieczęci kwalifikowanej.

Statusy przesyłki w historii nadawcy (wysłano, kod dostarczony, otwarto, pobrano) są informacją w panelu, a nie podpisanym dokumentem dla osób trzecich.

Tożsamość nadawcy potwierdza poziom weryfikacji firmy (telefon, NIP z rejestru, przelew, podpis kwalifikowany albo zaufany, pieczęć kwalifikowana, weryfikacja przez nasz zespół), a nie podpis nadawcy pod przesyłką.

Usługa wspiera realizację środków z art. 32 RODO przy przekazywaniu dokumentów, ale nie czyni Organizacji zgodną z przepisami: ocena ryzyka, podstawa przekazania danych i wybór narzędzia należą do administratora.

Po pobraniu pliki są na urządzeniu odbiorcy. Przed ich dalszym przekazaniem przez uprawnionego odbiorcę nie chroni żadne szyfrowanie; ryzyko ograniczają krótki termin, mały limit otwarć, PDF-y z hasłem i obowiązki prawne odbiorcy.

Dokumenty

Pytania od inspektora ochrony danych: kontakt@wyslijbezpiecznie.pl, sprawy bezpieczeństwa: bezpieczenstwo@wyslijbezpiecznie.pl.