Jak sprawdzić, kto naprawdę wysłał dokument

Publikacja: 12 listopada 2026 r.. Aktualizacja: 12 listopada 2026 r..

Fałszywa faktura, wezwanie do zapłaty albo pismo podpisane nazwą urzędu, banku czy kontrahenta wygląda często tak samo jak prawdziwe. CERT Polska ostrzega, że załącznik opisany jako faktura, potwierdzenie zamówienia lub pismo z urzędu może zawierać złośliwy program (CERT Polska: fałszywe załączniki w mailach). Poniżej kroki, które pomagają ustalić, kto naprawdę wysłał dokument, zanim go otworzysz, klikniesz link albo zapłacisz.

1. Sprawdź pełny adres nadawcy, ale mu nie ufaj

• W polu z nazwą nadawcy można wpisać dowolną treść, np. nazwę banku albo kontrahenta. Pełny adres e-mail zobaczysz po kliknięciu nazwy nadawcy albo po najechaniu na nią kursorem.
• Prawdziwy adres też niczego nie przesądza: wiadomość mogła wyjść z przejętej skrzynki kontrahenta albo biura rachunkowego. Takie zdarzenia opisują sprawy w przeglądzie spraw.

2. Potwierdź innym kanałem niż ten, którym przyszła wiadomość

• Zadzwoń do firmy albo urzędu na numer, który znasz z wcześniejszych kontaktów, z umowy albo z oficjalnej strony instytucji. Nie korzystaj z numeru, adresu ani linku z podejrzanej wiadomości.
• Nie odpowiadaj na podejrzaną wiadomość z pytaniem, czy jest prawdziwa: odpowiedź dostanie ten, kto ją wysłał.

3. Nowy numer rachunku potwierdź przed przelewem

Nawet gdy spodziewasz się faktury, porównaj numer rachunku z poprzednimi płatnościami. Jeśli jest inny niż zwykle, potwierdź go u kontrahenta przed wykonaniem przelewu, telefonicznie na znany numer. Informacja o „zmianie rachunku” w mailu, na fakturze albo w piśmie nie jest potwierdzeniem.

4. Uważaj na nietypowe załączniki i linki

• Archiwum z hasłem podanym w treści tego samego maila niczego nie chroni: każdy, kto ma dostęp do wiadomości, zobaczy też hasło. CERT Polska zwraca uwagę, że oszuści szyfrują załączniki, żeby utrudnić filtrom pocztowym sprawdzenie zawartości.
• Dokument Worda albo Excela, który każe kliknąć „Włącz zawartość”, zamknij: ten przycisk może uruchomić makra.
• Sprawdź rozszerzenie pliku, czyli część nazwy po ostatniej kropce: plik „faktura.pdf.exe” to program, a nie PDF.
• Link do „dokumentu do pobrania” albo „zaszyfrowanej wiadomości”: zanim wpiszesz hasło, login albo kod, sprawdź adres strony w pasku przeglądarki. Do bankowości, e-Urzędu Skarbowego albo PUE ZUS wchodź, wpisując adres samodzielnie, a nie z linku w wiadomości.

5. Masz wątpliwości: zgłoś

Podejrzaną wiadomość albo załącznik możesz przekazać do sprawdzenia zespołowi CERT Polska (opis na stronie CERT Polska). Gdy ktoś podszywa się pod Twoją firmę, uprzedź klientów i kontrahentów, którym kanałem wysyłasz dokumenty i jak mogą to potwierdzić.

Aktualne ostrzeżenia instytucji o fałszywych fakturach, wezwaniach i pismach: Ostrzeżenia o oszustwach „na dokument”.

Źródła: stan na 12 listopada 2026 r.

Jak to zrobić w WyślijBezpiecznie

Przesyłka z WyślijBezpiecznie przychodzi jako link na stronę wyslijbezpiecznie.pl, a kod dostępu osobno. Zanim wpiszesz kod, widzisz kartę nadawcy z nazwą firmy, a po sprawdzeniu NIP-u nazwa pochodzi z rejestru, a nie z maila. Po pobraniu możesz porównać plik z przesyłką po jej identyfikatorze na stronie Sprawdź plik. Więcej dla odbiorców: jak rozpoznać prawdziwą przesyłkę.

Poradnik ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną. Opisuje stan na dzień aktualizacji.