WyślijBezpieczniePliki w folderach o nazwach pozycji
Każdy plik jest przypisany do dokumentu z listy. Pobierasz go osobno albo wszystkie naraz w ZIP-ie, już poukładane w folderach.
Prośba o pliki: zbieranie dokumentów od klientów
Dokumenty od klienta bez maili z załącznikami, WhatsAppa i ponawiania próśb
Wysyłasz klientowi jedną prośbę z listą potrzebnych dokumentów. Klient otwiera link w telefonie, robi zdjęcia albo dodaje pliki i przesyła je bez zakładania konta. Przesyła to, co ma, a resztę dosyła tym samym linkiem. Ty widzisz, ile pozycji już przyszło, a gdy klient zwleka, przypomnienie wychodzi samo. Pliki dostajesz w panelu, przypisane do pozycji z listy.
Jak to działa
Trzy kroki. Klient niczego nie instaluje ani nie zakłada konta.
- 1
Lista dokumentów
Wybierasz szablon albo wpisujesz listę (do 20 pozycji) i przy każdej zaznaczasz, czy jest obowiązkowa. Możesz dodać wiadomość, np. do kiedy potrzebujesz dokumentów.
- 2
Klient dostaje link i kod SMS
Link przychodzi mailem, kod SMS-em (domyślnie włączony). Link możesz też wysłać ze swojej poczty. Ważność linku wybierasz: od 3 do 30 dni.
- 3
Pliki przychodzą do panelu
Dostajesz powiadomienie mailem i otwierasz pliki po zalogowaniu, przypisane do pozycji z listy. Klient może dosłać brakujące dokumenty później, a Ty widzisz, ile pozycji już przyszło.
Co widzi klient
Strona prośby jest przygotowana z myślą o telefonie, bo większość dokumentów klienci fotografują.
- Kartę Twojej firmy: nazwę z rejestru (po weryfikacji NIP) i poziom potwierdzenia, zanim cokolwiek wpisze.
- Pole na kod z SMS-a z tym samym oznaczeniem co w mailu (np. K7M2). Na telefonie kod zwykle podpowiada się sam.
- Listę dokumentów z oznaczeniem „obowiązkowy” albo „opcjonalny” i Twoją wiadomość.
- Przy każdym dokumencie „Zrób zdjęcie”: na telefonie robi zdjęcie każdej strony, bez skanera.
- Gdy dokumentu jeszcze nie ma, zaznacza „Doślę później” i wraca tym samym linkiem. Widzi wtedy, co już przesłał, a czego brakuje.
- Gdy dokumentu nie będzie miał, wybiera „Pomiń z wyjaśnieniem” i pisze dlaczego.
- Bez konta i bez instalacji: wystarczy przeglądarka w telefonie albo na komputerze.
Co dostajesz
Dokumenty poukładane według Twojej listy, bez przepisywania nazw załączników.
Zdjęcia każdego dokumentu w jednym PDF-ie
Przeglądarka klienta składa zdjęcia kolejnych stron w jeden PDF dla każdego dokumentu. Oryginalne zdjęcia też dostajesz.
Stan każdej pozycji
Na liście próśb widzisz „3 z 5 pozycji”, co klient zapowiedział do dosłania i co pominął z wyjaśnieniem. Każda część przychodzi z osobnym powiadomieniem.
Szablony wspólne dla zespołu
Listę dokumentów i wiadomość zapisujesz jako szablon. Każdy pracownik firmy wybiera go w kolejnej prośbie.
Prośby seryjne z listy CSV
Ta sama lista do wielu klientów naraz, każdy z własnym linkiem i kodem. W planach Biuro i Firma.
Przypomnienia zamiast upominania się
Klient, który nie przesłał plików, dostaje przypomnienie mailem 3 dni po prośbie i dzień przed terminem. Możesz też przypomnieć jednym kliknięciem, a filtr „czekają na pliki” pokazuje, kto jeszcze nie przesłał.
Bezpieczeństwo w skrócie
- Pliki, ich nazwy i wiadomość klienta są szyfrowane w jego przeglądarce (AES-256-GCM), zanim opuszczą telefon. Na serwerze jest tylko szyfrogram. Listę dokumentów i Twoją wiadomość szyfruje Twoja przeglądarka.
- Metadane zdjęć (lokalizacja, model aparatu, data) są domyślnie usuwane w przeglądarce klienta przed wysłaniem.
- Pliki otwiera tylko konto, które wysłało prośbę, po zalogowaniu. Po 5 błędnych kodach prośba się blokuje, a Ty dostajesz powiadomienie.
- Pliki są usuwane z serwera po terminie, który wybierasz w prośbie (7, 14 albo 30 dni od przesłania).
Szczegóły dla informatyka i inspektora ochrony danych: Bezpieczeństwo dla działów IT.
Dla kogo
Przykładowe listy dokumentów. Każdą zapiszesz jako szablon dla zespołu.
Biuro rachunkowe: nowy pracownik klienta
- kwestionariusz osobowy
- świadectwa pracy
- orzeczenie lekarskie
- oświadczenie PIT-2
Kadry: dokumenty przed zatrudnieniem
- kwestionariusz osobowy
- świadectwa pracy
- dyplomy i certyfikaty
- numer rachunku do wypłat
Kancelaria: dokumenty do sprawy
- dokument tożsamości
- umowa, której dotyczy sprawa
- korespondencja
- podpisane pełnomocnictwo
Agencja pracy: pracownik z zagranicy
- paszport
- wiza albo karta pobytu
- zezwolenie na pracę
- orzeczenie lekarskie
Zarządca nieruchomości: nowy najemca
- podpisana umowa najmu
- deklaracja dochodów
- zaświadczenie o dochodach
- skład gospodarstwa domowego
Doradca kredytowy lub ubezpieczeniowy
- zaświadczenie o zarobkach
- wyciągi z rachunku
- umowa o pracę
- zeznanie PIT
Gdzie dokumenty od klientów zostają po drodze, gdy przychodzą mailem albo komunikatorem, i na co zwrócić uwagę przy wyborze sposobu: poradnik Jak bezpiecznie zebrać od klienta skany i zdjęcia dokumentów.
Cennik w skrócie
Abonament dla całej firmy, nie za stanowisko. Ceny netto i z 23% VAT.
Start
49 zł netto / miesiąc
60,27 zł z VAT
1 użytkownik, 50 SMS-ów z kodami miesięcznie
Biuro
129 zł netto / miesiąc
158,67 zł z VAT
5 użytkowników w cenie, 250 SMS-ów miesięcznie, wysyłka i prośby seryjne z listy CSV
Firma
od 449 zł netto / miesiąc
od 552,27 zł z VAT
użytkownicy bez limitu, 1000 SMS-ów miesięcznie
Pula SMS-ów jest na miesiąc kalendarzowy (przy płatności rocznej na cały opłacony rok) i nie przechodzi na kolejny okres. Pakiety SMS-ów ważne 12 miesięcy: 500 za 115 zł netto (141,45 zł z VAT), 2000 za 349 zł netto (429,27 zł z VAT). Płatność roczna: 10 miesięcy w cenie 12 i pula SMS-ów na cały rok. Nowa firma ma 30 dni na próbę bez opłat. Pełny cennik
Najczęstsze pytania
Czy klient musi zakładać konto albo instalować aplikację?
Nie. Klient otwiera link z maila w przeglądarce, w telefonie albo na komputerze, wpisuje kod z SMS-a (jeśli go wymagasz) i dodaje pliki albo robi zdjęcia dokumentów.
Co, jeśli klient nie ma jeszcze wszystkich dokumentów?
Przesyła to, co ma, a przy brakujących zaznacza „Doślę później”. Wraca tym samym linkiem z maila i kodem z SMS-a, widzi, co już przesłał, i dosyła resztę do terminu prośby, najwyżej w pięciu częściach. Każda część przychodzi do Ciebie z osobnym powiadomieniem, a na liście próśb widzisz „3 z 5 pozycji”. Prośba zamyka się sama, gdy przyjdą albo zostaną pominięte z wyjaśnieniem wszystkie obowiązkowe dokumenty. Niekompletną zamkniesz sam.
Co, jeśli klient nie ma któregoś dokumentu w ogóle?
Przy dokumencie obowiązkowym wybiera „Pomiń z wyjaśnieniem” i pisze, dlaczego go nie ma. Bez pliku, „Doślę później” albo wyjaśnienia przy każdym obowiązkowym dokumencie nie prześle plików. Dokumenty opcjonalne może zostawić bez plików.
Co, jeśli klient nie prześle dokumentów?
Jeśli przy prośbie zostawisz zaznaczone „Przypomnij klientowi, jeśli nie prześle plików”, klient dostanie przypomnienie mailem 3 dni po prośbie i dzień przed terminem, najwyżej jedno na dobę. Z listy próśb przypomnisz mu też sam, najwyżej trzy razy. Przypomnienie nie zawiera linku: odsyła do pierwszej wiadomości, bo części klucza z linku nie przechowujemy. Gdy link wysyłasz ze swojej poczty, przypomnienie przygotujemy jako gotowy mail w Twoim programie pocztowym.
Czy kod SMS jest obowiązkowy?
Jest domyślnie włączony: dzięki niemu wiesz, że pliki przesłała osoba z tym numerem telefonu. Możesz go wyłączyć, ale wtedy prośbę otworzy każdy, kto ma link. SMS z kodem liczy się do puli SMS-ów planu.
Kto widzi przesłane pliki?
Tylko konto, które wysłało prośbę. Pliki są szyfrowane w przeglądarce klienta i otwierasz je z linku w powiadomieniu po zalogowaniu. Inni pracownicy firmy, także administrator, ich nie otworzą. Bezpieczeństwo dla działów IT
Jak długo pliki są na serwerze?
Tyle, ile wybierzesz w prośbie: 7, 14 albo 30 dni od przesłania. Potem są usuwane z serwera. Możesz je usunąć wcześniej jednym kliknięciem.
Ile dokumentów może być na liście?
Do 20 pozycji, każda może mieć wiele plików. Limity liczby i rozmiaru plików są takie jak przy wysyłce. Jeśli nie podasz listy, klient prześle dowolne pliki.
Czy prośby o pliki są w każdym planie?
Tak, pojedyncze prośby są w każdym planie i liczą się do dziennego limitu wysyłek. Prośby seryjne z listy CSV są w planach Biuro i Firma oraz w okresie próbnym. Pełny cennik
Załóż konto i wyślij pierwszą prośbę
Konto zakładasz sam w kilka minut, potem zapraszasz pracowników. Masz 30 dni na próbę bez opłat ze wszystkimi funkcjami, potem wybierasz plan.
Pomożemy uruchomić usługę i dodać pierwszych pracowników: napiszcie na kontakt@wyslijbezpiecznie.pl albo zadzwońcie: +48 601 654 072.